Pianificare: come conciliare soddisfazione cliente e realità di un'industria della lamiera?

Gli industriali, e a fortiori gli industriali del settore della lamiera, sono soggetti a vincoli legati ai tempi di produzione che trasversalmente riguardano tutti i dipartimenti dell'azienda: commerciali, addetti ai preventivi o incaricati d'affari, produzione, contabilità, ecc.
 

La pianificazione è ancora spesso il punto debole, e ciò anche per le imprese dotate di C.A.P.E e ERP.

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I sistemi di pianificazione sono spesso molto rigidi, e gli strumenti come Excel o una semplice tabella non sono sufficienti a gestire il flusso di produzione.
Infatti un planning rigido non è in grado di evolvere in tempo reale, né di adeguarsi in funzione di eventi inattesi, come il guasto a una macchina o l'arrivo di un ordine urgente.

Oltre alle conseguenze interne all'azienda sul processo e il flusso di produzione, i problemi di pianificazione interessano direttamente la soddisfazione dei clienti o dei prospetti: ritardo di consegna, mancanza di visibilità, fornitura di una tempistica troppo approssimativa al momento del preventivo, ecc. In questo modo alcune aziende perdono clienti perché non possono rispondere in modo certo e preciso a una pianificazione di consegna. Si ritrovano così a competere con altri subappaltatori meglio organizzati e in grado di fornire una fascia oraria di consegna.

• In questo contesto, come pianificare le diverse operazioni produttive in maniera tale da rispettare le tempistiche?
• Come proporre tempi di produzione realistici per riuscire ad attirare nuovi clienti?
• Come condividere le informazioni di produzione e renderle accessibili a tutti nell'azienda e anche al cliente?

Per la realizzazione di questo articolo, Metal-Interface si è basata sull'esperienza di Fouad Benayad, direttore commerciale della società Lantek.
 

L'obbiettivo è avere una visione esatta della produzione al momento, in maniera tale da poter adeguare la pianificazione in tempo reale. Così ogni evento inaspettato viene gestito immediatamente, in maniera tale da ottimizzarne l'impatto sui tempi e sul carico di ogni postazione di produzione. E Fouat Benayad aggiunge che "questa concezione della pianificazione consente inoltre di aumentare al massimo il tasso giornaliero di utilizzo delle macchine."

La pianificazione è una stima teorica. Prende in considerazione gli elementi conosciuti in quel momento e può essere adeguata in seguito in funzione dei nuovi eventi. Ed è questo adeguamento a essere delicato, perché bisogna essere capaci di raccogliere e poi gestire molti flussi di informazioni.  Per esempio, "l'operatore può avere un problema al momento del taglio o della piegatura dei pezzi, il che comporta tempi di produzione più importanti. In questo caso, il sistema di pianificazione deve non solo rivedere il planning di produzione, ma anche prendere in considerazione i tempi di produzione per i futuri OF dello stesso pezzo."

Così la gestione della pianificazione implica la gestione a monte dei flussi di informazioni e degli eventi, il loro salvataggio e analisi, come ad esempio:

• la misurazione e la registrazione dei tempi di produzione delle diverse postazioni: taglio, saldatura, piegatura, ecc.
• il confronto dei tempi di produzione di un pezzo o di un OF rispetto al previsto,
• il controllo delle scorte soprattutto riguardanti le diverse tonalità di lamiera, spessori e formati,
• Tracciabilità, se i dati includono ogni area produttiva e tutti i sistemi aziendali sono collegati, la pianificazione è molto più semplice e l'automazione dei processi diventa possibile.
• Digitalizzazione per catturare il carico di lavoro, l'efficienza e la capacità effettiva di ogni linea.
   

Il rapporto tra il committente e il suo appaltatore della lamiera per molto tempo si è basato sulla fiducia e sulla nozione di servizio. Infatti un cliente soddisfatto spesso richiama lo stesso fornitore/partner.
Oggi gli acquirenti non esitano a consultare in maniera molto più ampia, soprattutto per i nuovi progetti. I tempi di produzione sono quindi un aspetto distintivo e possono persino controbilanciare un prezzo più alto.

A titolo di esempio Fouad Benayad riporta le proposte di un industriale di lamiere sottili, "a volte abbiamo clienti che ci confessano che avrebbero accettato la nostra offerta se avessimo consegnato il preventivo 24 ore prima, o se fossimo stati in grado di proporre tempi di produzione dei pezzi più veloci. Il prezzo a volte passa in secondo piano!"

Così per i subappaltatori della lamiera, saldatura meccanica e piegatura di lamiera, l'acquisizione di nuovi clienti passa attraverso 3 punti che meritano una particolare attenzione:

• consegna del preventivo in breve tempo,
• esatta valutazione dei costi,
• e proposta di una tempistica adeguata.

Per rispondere a questi problemi il subappaltatore può fare affidamento su programmi per l'elaborazione di preventivi, ma deve anche essere in grado di gestire una pianificazione adeguata alla realtà.

Così l'addetto al preventivo e il commerciale sono in grado di fornire al proprio cliente tempistiche precise, non basate su un "feeling" ma sull'analisi di molteplici dati aziendali: aumenti di produzione, tasso di carico delle macchine, stock, ecc.
 

La maggior parte dei problemi di pianificazione riscontrati dalle aziende è legata a una cattiva comunicazione, tra i collaboratori da una parte e tra le macchine
e i vari sistemi informatici dall'altra.

La pianificazione deve essere al servizio di tutti, all'interno dell'azienda, e dei clienti per:

• fornire le corrette informazioni, alla persona giusta e al momento giusto,
• essere in grado di seguire lo stato di avanzamento di una produzione per fornire una risposta precisa al cliente,
• avere strumenti che permettano una consulenza versatile (cellulare, tablet, computer, ordine digitale delle macchine, ecc.).

E Fouad Benayad spiega: "immaginiamo la fabbricazione diun pezzo con una procedura in tre fasi: taglio, piegatura, e saldatura. Se l'operatore alla postazione di piegatura viene avvisato quando la precedente fase di taglio è terminata, o in caso di ritardo, guadagnerà tempo e potrà anticipare un'altra produzione."

Questo guadagno di reattività è necessario in un contesto produttivo che può evolvere nel corso della stessa giornata.

"La pianificazione in tempo reale rende più agevole la comunicazione dell'insieme del sistema di informazioni. Dalle persone presenti alla fine delle macchine, passando per l'ufficio di studi o per gli stessi commerciali in loco: tutti questi attori sono in grado di rispondere in ogni momento e in modo molto preciso sullo stato dell'ordine di un cliente. E, nel caso di ritardo, il subappaltatore dispone delle informazioni per proporre una soluzione alternativa, come ad esempio una consegna parziale. Il responsabile di officina sarà immediatamente avvisato del minimo ritardo e potrà quindi reagire velocemente."
 

Pianificare permette di organizzare la fabbricazione per produrre ogni OF nei tempi indicati. Senza una rimessa in questione permanente dei tempi, sulla base dei dati di produzione aziendale, il planning diventa una base "teorica", sempre più lontana da ciò che succede realmente in officina.

Per evitare questo problema, la pianificazione deve risiedere su una gestione efficace e in tempo reale dei dati di produzione. Ciò permette di garantire un aggiustamento costante del planning di produzione (riorganizzazione degli OF in caso di ritardo, informazioni dirette al cliente, passando per l'ufficio di studi o anche per i commerciali in loco, ecc.), ed essere così allineati con la realtà della fabbrica.

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